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Indice de maîtrise
Calculé sur les suivis chargés.
0%Workflows correctement pilotés
0Actions journalisées · 7 jours
0Échéances dépassées
0Charge max / responsable
Chargement des données…
VECC 360 · V23.5.0
Qui fait quoi, pour quand ?
Une file commune pour organiser les suivis et ouvrir les fiches concernées.
🎯 Mode Focus actif : seules les priorités et les éléments immédiatement utiles sont affichés.
⚡ Centre de pilotage
Les points qui demandent une action maintenant, sans parcourir tous les modules.
🏢 Pilotage Enterprise
Gouvernance opérationnelle, traçabilité et maîtrise des workflows — sans toucher à Zoho.
Aucun risque chargé.
Aucune activité chargée.
🚀 Priorité n°1
Le suivi le plus urgent calculé à partir des échéances et statuts chargés.
0
🧹 Qualité des données
Doublons potentiels, coordonnées manquantes et incohérences à contrôler.
Points à examiner0
Adhérents sans e-mail/téléphone0
Suivis sans prochaine action0
🛡️ Prévention des dossiers oubliés
Repère les suivis ouverts qui vieillissent ou restent sans responsable.
Ouverts depuis +30 jours0
Sans responsable0
Échéance dans 7 jours0
Tableau de bord
Vue d’ensemble de VECC.
À traiter : 0 suivi(s)
🏘️ Mon espace référente
Vue simplifiée de votre secteur et de vos priorités.
⚡ À traiter en priorité
🕘 Activité récente de mon périmètre
Les informations affichées ici restent limitées aux secteurs attribués à votre compte. Pour une vue détaillée, utilisez les boutons ci-dessus ou le menu ☰.
🧭 Pilotage VECC 360
Vue synthétique de l’activité et des priorités.
☀️ Brief du jour
Chargement des priorités du jour…
0Urgences
0Tâches aujourd’hui
0Réunions aujourd’hui
0Notifications non lues
0À surveiller · 7 jours
🔥 À faire maintenant
📅 Bureau & Secrétariat · 7 jours
Chargement de l’agenda…
✅ Organisation du bureau
🏘️ Vue par secteur
Adhérents · signalements · dossiers collectifs📊 Chiffres clés VECC
Les volumes réellement enregistrés dans la base.
Adhérents actifs0
Adhésions de l’année0
Cotisations de l’année0
Cotisations total0
Tâches total0
Signalements total0
🔔 À traiter
Uniquement les actions qui demandent l’attention du bureau maintenant. Un zéro ici ne signifie pas que la base est vide.
📋 Suivi opérationnel
À transmettre CLCV0
Cotisations à relancer0
Dossiers ouverts0
Tâches en retard0
💳 Cotisations
📂 Dossiers prioritaires
📊 Activité récente
🤖 Votre assistant VECC
Renouvellements, relances et courriers : retrouvez le suivi automatique ici.
⚡ Accès rapides
🎯 Centre de pilotage VECC
📅 Prochaines échéances
🏘️ Vue par groupement
🕘 Activité récente
🎯 Mon travail
Ce qui m’est attribué, mes échéances et mes notifications internes.
🔥 Priorités & retards
🔔 Mes notifications
✅ Mes tâches
📂 Mes dossiers
🏢 Mes suivis bailleurs & charges
Adhérents
Fiche unique, historique, adhésions, cotisations et dossiers.
| Adhérent | Contact | Secteur | Enregistré | Adhésion | Cotisation | Dossiers |
|---|
Adhésions & trésorerie
Les adhésions, cotisations et finances de l’association sur un seul écran.
Chargement des données…
Adhésions & cotisations
Trésorerie
Les cotisations et les recettes sont deux vues distinctes : elles ne sont pas additionnées. Les soldes banque et caisse reposent sur les opérations rapprochées et les soldes d’ouverture enregistrés.
Adhésions & CLCV
Suivi des cotisations, transmissions, reversements CLCV et cartes d’adhérent.
Adhésions 0
À transmettre0
Transmises0
Cartes en attente0
Cartes reçues0
Nouveaux ce mois0
Part CLCV générée0 €
Déjà reversée0 €
Reste à reverser0 €
Coche les adhésions concernées puis utilise les actions ci-dessus. Une adhésion déjà reversée ne peut pas être sélectionnée une seconde fois.
| ✓ | Adhérent | Année | Adhésion | Enregistrement | Envoi CLCV | Statut | Part CLCV | Reversement | Carte |
|---|
💶 Historique des reversements CLCV
Aucun reversement enregistré.
Demandes d’adhésion
Bulletins reçus depuis le site public, contrôle, règlement et création de la fiche adhérent.
À traiter0
Paiement demandé0
Paiement reçu0
Finalisées0
🤖 Assistant VECC autonome
VECC 360 travaille en arrière-plan et ne te sollicite que lorsqu’une validation est réellement nécessaire.
Ce qui nécessite ta décision
Fait automatiquement
Chargement…
Ce que l’assistant prend en charge
Relances courantes : après 14 jours sans réponse, les jours ouvrés, entre 9 h et 18 h, deux au maximum. Le destinataire doit figurer dans le carnet Bailleur et dans le dernier mail envoyé.
Le bilan et les ordres du jour sont des brouillons à valider. Les courriers papier restent à imprimer et poster.
Les paiements sont rapprochés après import HelloAsso, uniquement si identité, e-mail, année, montant et référence correspondent sans ambiguïté. La collecte automatique HelloAsso nécessite une connexion supplémentaire.
Derniers traitements
Assistant · Renouvellements
L’assistant suit les cotisations, prépare les renouvellements et prend en charge les relances.
Chargement du suivi…
Exercice du 1er janvier au 31 décembre. Le rappel de renouvellement part 30 jours avant le nouvel exercice. Sans règlement, une relance part à l’échéance, puis une seconde 30 jours plus tard. Les cotisations réglées, annulées, exonérées ou à vérifier sont exclues.
Sans e-mail utilisable, le courrier PDF est préparé automatiquement. Il reste à l’imprimer et à l’envoyer, puis à cliquer sur « Courrier envoyé par la poste ». Un téléchargement ne compte jamais comme un envoi.
Règles et suspensions
Le montant s’applique aux prochaines cotisations créées. Les montants déjà enregistrés sont conservés.
Adhérents dont les relances sont suspendues
Cotisations
Paiements, renouvellements et relances des adhérents.
Montant encaissé0 €
Payées0
À payer0
Partielles0
À relancer0
HelloAsso0
🤖 L’assistant prend en charge les renouvellements
🔔 Relances & renouvellements
La liste se met à jour automatiquement selon les paiements et les prochaines dates de relance.
0à relancer aujourd’hui
0relances planifiées
0renouvellements non réglés
💳 Paiements déclarés par les adhérents
Un paiement déclaré n’est jamais comptabilisé tant qu’un membre autorisé du bureau ne l’a pas vérifié dans HelloAsso.
À vérifier0
Tu pourras remplacer ce lien lorsque le changement de nom ou la campagne 2027 sera prêt.
Cotisations à vérifier : 0
Ces cotisations sont exclues des relances. Compare le reçu ou le registre de paiement, puis ouvre la fiche pour confirmer le montant, la date et le mode de règlement. Le filtre Année ci-dessous détermine les fiches affichées.
| Adhérent | Année | Montant | Paiement | Mode | Statut | Relances |
|---|
Dossiers adhérents
Suivi complet : historique, notes internes, relances, pièces et actions.
| Dossier | Adhérent | Objet | Statut | Priorité | Responsable | Échéance |
|---|
Signalements
Suivi du statut, notes, échéances et rattachement aux adhérents.
Total0
Liés à un adhérent0
À rattacher0
Reçus0
En cours0
Résolus0
| Dossier | Demandeur | Bailleur | Objet | Statut | Adhérent lié |
|---|
Tour de secteur
Photographier un problème sur place, ajouter une note et le traiter ensuite.
Total0
À traiter0
En cours0
Traité0
Tâches
Travail commun de l’équipe : responsables, priorités et échéances.
| Tâche | Liée à | Responsable | Priorité | Échéance | Statut |
|---|
Réunions & comptes rendus
Points trimestriels, réunions bailleurs, ordres du jour, comptes rendus et documents.
Patrimoine & logements
Groupement → Immeuble → Logement → Adhérent(s).
Immeubles0
Logements0
Logements occupés0
Logements PMR0
🏢 Immeubles
🏠 Logements
Dossiers collectifs
Problèmes concernant un immeuble, une résidence ou tout un groupement.
| Dossier | Groupement | Sujet | Statut | Priorité | Échéance |
|---|
Engagements bailleurs
Promesses, délais annoncés et vérification de leur réalisation.
Échanges bailleurs
Tracer les e-mails, appels, courriers et réponses, avec échéance de retour.
En attente de réponse0
Réponses en retard0
Réponses reçues0
🧾 Contrôles charges & TFPB
Suivre les demandes de pièces, contrôles, anomalies, contestations et régularisations.
Contrôles ouverts0
Anomalies à contester0
Montant contesté0 €
Récupéré / régularisé0 €
Permanences & passages
Préparer les permanences et tracer les demandes reçues.
Prochaines permanences
Derniers passages
🏠 Contacts & locataires suivis
Répertoire VECC et fiches des locataires accompagnés, qu’ils soient adhérents ou non.
Locataires suivis0
Liés à un adhérent0
Non adhérents / non liés0
Principe CRM : une personne peut être suivie par VECC sans être adhérente. Ses courriels peuvent être rattachés à cette fiche. Si elle adhère ensuite, lie simplement la fiche à son adhérent : l’identité et l’historique restent conservés.
Notifications
Ce qui demande ton attention dans VECC 360.
🧭 Centre de veille
VECC 360 détecte les échéances, suivis bloqués et relances à préparer à partir des données auxquelles vous avez accès.
⚙️ Automatisations guidées
VECC 360 peut transformer un point de vigilance en tâche préremplie. Rien n’est créé sans votre validation.
Urgences0
À surveiller · 7 jours0
Sans prochaine action0
Relances dues0
⚠️ Points de vigilance
🕘 Activité récente
20 dernières actions chargées📚 Ressources & droit
Lexique VECC, modèles de courriers et références juridiques pour le logement, la consommation et le cadre de vie.
⚠️ Utilisation juridique
Les références servent à orienter le traitement. Avant d’invoquer un texte dans un courrier engageant VECC, vérifier qu’il est applicable au dossier et consulter sa version en vigueur sur Légifrance.
Trésorerie & comptabilité
Journal des recettes et dépenses, justificatifs, ventilation VECC / CLCV et bilan annuel.
Contrôles avant clôture
Compte de résultat par catégorie
Subventions
Journal des opérations
🗂️ Dossier administratif VECC
Coffre-fort documentaire : pièces officielles, gouvernance, CLCV, banque, assurances, RGPD, conventions et rapports.
Documents administratifs0
Pièces essentielles présentes0
À compléter0
À renouveler / vérifier0
📋 Registre administratif
VECC 360 contrôle la présence des pièces essentielles.
🗄️ Documents archivés
Stockage privé Supabase : association-documents.
HelloAsso
Importer les paiements et les rapprocher des adhérents VECC sans double saisie.
L’import ne prélève aucune donnée automatiquement sur HelloAsso : tu importes le fichier d’export HelloAsso, puis VECC propose les rapprochements avec les demandes d’adhésion. Aucune cotisation n’est enregistrée avant ta validation.
📊 Rapports & synthèses
Générer des bilans prêts à partager à partir des données auxquelles vous avez accès.
⚙️ Périmètre du rapport
Période sélectionnée : année 2026.
📌 Points clés
🧭 Vigilance actuelle
🏘️ Répartition par secteur
📈 Export d’activité CSV
Conserve l’export historique des indicateurs annuels.
📦 Export des données de gestion
Un fichier JSON avec les données accessibles, les historiques et le détail des tables lues. Les pièces jointes sont référencées ; les fichiers eux-mêmes ne sont pas inclus.
Résumé annuel historique
📣 Centre de communication
Préparer une information une seule fois et la décliner pour le site public, l’e-mail, WhatsApp et l’affichage.
✍️ Message source
🚀 Diffusion
🌐 Publication sur le site VECC
Publie la version site avec, si besoin, un PDF accessible directement depuis l’actualité.
La publication sur le site public nécessite une confirmation. VECC 360 ne diffuse jamais automatiquement un message sans action de ta part.
📧 Envoi collectif aux adhérents
Envoi individuel depuis VECC <symphonjerome@vecc.fr>. Chaque adhérent reçoit son propre courriel : aucune adresse n’est visible par les autres et le suivi délivré/ouvert/échec reste individuel.
Sélectionne « Adhérents » comme public visé pour préparer l’envoi.
✉️ Version e-mail
Génère les versions pour afficher l’aperçu.
💬 Version WhatsApp
Génère les versions pour afficher l’aperçu.
🌐 Version site public
Génère les versions pour afficher l’aperçu.
📬 Historique des envois aux adhérents
Retrouve les campagnes collectives, les réussites et les échecs. Ouvre une campagne pour afficher les destinataires en échec et les relancer sans renvoyer aux autres.
Chargement des campagnes…
🕘 Historique récent de communication
Aucune diffusion enregistrée récemment.
📬 Courriels Zoho
Archive et rattache les échanges aux dossiers VECC. À l’ouverture du module, VECC synchronise les nouveaux messages depuis le dernier import réussi. L’import conserve les métadonnées et un court aperçu ; les pièces jointes restent dans Zoho.
Connexion Zoho non vérifiée.
🔐 Connexion à la boîte
La connexion demande un accès de lecture aux messages et aux dossiers Zoho, ainsi qu’un accès d’envoi pour les courriels que tu valides depuis VECC 360.
Vérification de la connexion…
🕰️ Importer l’historique
Choisis la période à récupérer. L’import traite la boîte de réception et les messages envoyés par lots ; tu peux le reprendre sans créer de doublons.
Aucun import en cours.
Courriels archivés0
À rattacher0
Suggestions fiables0
Hors VECC0
Entrants0
Envoyés0
Rattachement automatique à l’ouverture de VECC et après synchronisation : référence VECC unique ou fil déjà rattaché.
Connecte Zoho Mail pour afficher les courriels.
Le moteur de rattachement croise référence VECC, adresse e-mail, fil de discussion, objet, historique déjà validé et mots-clés. Une suggestion n’est jamais enregistrée automatiquement : le bouton « Valider » reste nécessaire. « Hors VECC » retire un courriel des éléments à traiter sans le supprimer de l’archive. « Supprimer de VECC » place uniquement sa copie VECC 360 dans la corbeille et ne supprime jamais le message original dans Zoho.
🔐 Centre RGPD & conformité
Piloter le registre des traitements, les demandes de droits, les incidents de données et le suivi des sous-traitants.
Accès sensible : ce module est réservé à la direction habilitée et nécessite une session MFA de niveau AAL2. Les bases légales et durées proposées restent à valider par VECC selon ses traitements réels.
Traitements0
À valider0
Demandes ouvertes0
Incidents ouverts0
Sous-traitants à vérifier0
📚 Registre des traitements
Documentation interne des finalités, données, destinataires, bases légales et durées.
🙋 Demandes de droits
Accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité.
🚨 Violations de données
Documenter chaque incident et les décisions prises, y compris lorsqu’aucune notification n’est requise.
🧩 Sous-traitants
Suivi des prestataires techniques et de leur encadrement contractuel.
🧭 Plan de conformité
1. Valider le registreConfirmer les bases légales, catégories de données, destinataires et durées réelles pour chaque traitement.
2. Vérifier les contrats prestatairesContrôler DPA, localisation, sous-traitants ultérieurs et mécanismes de transfert de Supabase, Netlify, Zoho et tout autre fournisseur.
3. Revoir les habilitationsContrôler périodiquement les comptes actifs, rôles et secteurs attribués.
4. Appliquer les durées de conservationMettre en place archivage et purge après validation des durées applicables.
🧩 Centre Zoho
Un seul point de contrôle pour Zoho Calendar et Zoho Mail. Les données restent dans Zoho ; VECC 360 pilote la connexion, la synchronisation et les actions utiles.
📅 Zoho CalendarVérification…
Connexion en cours de contrôle
📬 Zoho MailVérification…
Connexion en cours de contrôle
Calendriers VECC0
Courriels archivés0
Courriels à rattacher0
Diagnostic ZohoVérification des services en cours…
Agendas Zoho
Accès direct aux calendriers VECC hébergés dans Zoho Calendar, sans duplication dans Supabase.
🔗 Connexion Zoho Calendar
Vérification de la connexion Zoho…
L’autorisation est effectuée directement auprès de Zoho. Les jetons restent stockés côté serveur dans Supabase et ne sont jamais exposés dans le navigateur.
📅 Calendriers VECC
Chargement des calendriers Zoho…
Chargement du calendrier Zoho…
BureauSecrétariat
Chargement de la semaine…
🗓️ Prochains rendez-vous
Événements des 30 prochains jours, lus et modifiés directement dans Zoho Calendar.
Chargement des événements Zoho…
Équipe
Comptes individuels, fonctions, rôles et droits d’accès.
Membres autorisés
🔐 Règles d’accès
AdministrateurAccès complet, gestion des comptes et des droits.
PrésidenteGestion opérationnelle et administration du site.
Secrétaire généraleGestion opérationnelle, site, dossiers et relances.
TrésorierAdhésions, cotisations et gestion des adhérents.
RéférenteUniquement les adhérents de son groupement, leurs dossiers, leurs signalements et leurs cotisations.
MembreConsultation et tâches, sans administration.
Site internet
Actualités, documents, événements et informations pratiques.
La gestion éditoriale déjà créée reste disponible dans le Bureau actuel. Elle sera intégrée nativement dans une prochaine étape de VECC 360.
🕘 Historique & commentaires internes
Suivi interne du bureau autour de cette tâche : commentaires, décisions et avancement.